La Organización de eventos es todo aquello relacionado con la preparación, el control y el desmontaje de un evento de cualquier tipo.

Cuando vemos un gran evento, como por ejemplo un concierto, una actuación y cualquier puesta en escena, vemos como todo es un gran espectáculo, con su escenografía, su todo preparado, su sistema de seguridad y su sistema de trabajo bien montado.

Obviamente todo esto no aparece de la noche a la mañana, ya que siempre es necesario que alguien controle todo esto y se asegure de que todo sale bien. Aquí entra en juego el papel de organizador de eventos, ya que es necesario que una persona se encargue de controlar todo lo relacionado con el evento.

Realmente si te das cuenta, detrás de cada gran fiesta que se te pueda venir a la mente,hay un gran cerebro detrás, el cual se ha encargado de que todo salga bien y de que todo se haya podido realizar según el plan previsto.

Todo esto está muy bien, ya que la organización en esta clase de sitios es la clave del éxito. Sólo hay que mirar como han acabado eventos con una mala organización, como por ejemplo el Madrid Arena en la fiesta de Halloween, el cual tuvo una mala gestión del aforo y la seguridad, lo cual le costó la vida a tres chicas con toda la vida por delante.

Por esto, tanto si quieres montar un evento en el futuro como si quieres conocer un poco cómo funciona esto, conocer cómo trabaja un organizador de eventos es crucial, ya que así vas a saber el gran trabajo que hay detrás de toda fiesta y espectáculo y vas a aprender a apreciarlo como se merece.

Hoy te lo voy a enseñar paso a paso, explicando todo lo que debe hacer el Staff del evento antes, durante y después del mismo. Así que presta mucha atención y toma nota si quieres algún día montar un evento.

Instrucciones para la Organización de Eventos

  1. Preparación del evento:
    Lo primero que debe hacer un buen organizador de eventos es encargarse de la preparación del mismo, ya que debe asegurarse de que el evento sea algo por todo lo alto. Cuando una preparación está bien hecha, vamos a aumentar exponencialmente las posibilidades de éxito del evento, ya que aparte de hacerlo mucho más seguro, vas a poder prever todo lo que va a pasar. Esto hace de la preparación del evento quizás el paso más importante de todos, ya que aligera todos los demás pasados. La preparación está compuesta basicamente de dos partes.

    1. Producción:
      La primera parte del evento tiene que ver con la producción del mismo, es decir, de conseguir todo lo necesario para que el evento salga a la luz. Esto se traduce en gastar dinero, ya que hay que traer todo lo necesario para que el evento se realice y esto cuesta dinero. Si por ejemplo queremos hacer un concierto, vamos a necesitar el escenario, el cantante, los permisos, el equipo detrás y en definitiva, todo lo necesario para cantar.
    2. Montarlo todo:
      Justo antes de que empiece el evento, hay que dejarlo todo bien montado, con el objetivo de que podamos tener un evento lo mejor posible. Hay que tener mucho cuidado al montarlo todo, ya que un sólo fallo podría ser fatal: Por ejemplo, imagínate que hay una fuga de gas en el gas que usas para un espectáculo de fuego, esto podría ser fatal para todos.
  2. Vigilancia del evento:
    Mientras el evento se está dando, hay que tener cuidado con todo lo que pasa, intentando preservar la normalidad del evento y dejando que el espectáculo se desarrolle con normalidad.Aquí entra en juego todo el elemento de seguridad de la empresa, así como la gente que anda controlando todo lo que pasa. También hay que tener un plan B por si acaso las cosas fallan, saber hacer el plan de evacuación en caso de que haya una emergencia y tener claro que no debe cundir el pánico si hay algún altercado. Los organizadores de eventos se encargan de que el evento salga como en su cabeza, es decir, de que no haya ningún imprevisto.
  3. Después del evento:
    Una vez que el evento ha terminado no se puede dejar así, ya que hay mucho que hacer. Lo primero de todo es desmontarlo todo, para que todo vuelva a estar como antes. Lo segundo de todo es limpiar, algo que puedes hacer tú o el ayuntamiento del jugar si así se ha previsto que sea. El caso es siempre ser profesional y poder recogerlo todo con normalidad. Aparte de recoger, hay que hacer un análisis acerca de cómo ha ido todo, ya que de esta manera vas a poder repetir el evento si las cosas han ido bien y vas a poder hacer cambios si ha sido mal evento.
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