Si tienes en menta la planificación de un evento social, laboral o amistoso, o de la índole que sea, puede ser que en principio creas que no necesitas una excesiva organización para que tenga éxito y llegue a buen término. Sin embargo, cuando te pongas a ello, ya sea por tu cuenta en solitario o de forma coordinada con un grupo de personas, observarás que la cosa tiene algún ribete que te avisa de que merecerá la pena dedicarle algo de tiempo a su preparación previa y hacerlo con el planeamiento y el tiempo necesarios.

¿Qué es un evento? Es un acontecimiento social de cualquier tipo, y aunque en general al oír la palabra pensamos en primer lugar en una celebración de un acontecimiento de gran tamaño y gran asistencia de personas, como un concierto musical o una fiesta promocional de empresa, en realidad un evento es cualquier reunión que haya que organizar y que contará con un cierto número de asistentes o invitados.

Todos son eventos: una boda, un bautizo o una comunión religiosas, la presentación de un libro, o de una asociación u organización, de una fiesta de empresa o para celebrar un cumpleaños, una comida familiar, un mitin político, la introducción de novedades dentro de tu empresa ante los empleados, etc.

Si estás implicados en su organización, o eres el responsable de que se celebre, te damos a continuación unas pautas para tengas más claro cómo organizar un evento.

¿Cuál es el objetivo?

Lo primero es ponerse ante el ordenador o el cuaderno y determinar, y escribir, los objetivos a lograr con la celebración del evento. Pregúntate que es lo que quieres conseguir: que todo salga bien, y que cada parte del evento se vaya produciendo a su tiempo y de la manera prevista, que la gente salga contenta, que haya disfrutado, o que se lleven en mente un mensaje concreto y hayan aprendido algo. Los objetivos pueden ser tan variados como eventos hay.

Crea un equipo

Busca y reúne voluntarios para organizar y responsabilizarse de diferentes aspectos del evento, tanto en la preparación como en el propio desarrollo del mismo. Por un lado está la preparación del programa y del presupuesto, la compra de artículos en su caso, confección y envío de invitaciones, y luego, en la celebración, atender a los que van llegando, colocación de carteles, limpieza posterior, poner sillas, etc. De ahí la importancia de que sepas elegir a tus colaboradores si eres el director, o si sois un equipo, de que estéis bien coordinados entre vosotros.

Para ello, mantén informado al equipo de manera continuada, y realiza reuniones continuas para poneros al día todos de los que cada uno está preparando, de lo que ya ha logrado y de lo que está en progreso. Además, cada uno debe saber los cometidos en concreto que debe realizar y que objetivos se espera que cumplan. Si es un evento de cierta envergardura, seas tú mismo/a quien lo organiza o si lo haces, o hacéis -si sois un equipo codirectivo-, por cuenta ajena, entonces puedes plantearte o exponer a los responsables últimos, la posibilidad de contratar al personal necesario para llevar a buen puerto el evento.

El presupuesto

Una vez que tienes el encargo, o el propósito, de organizar el evento, y tienes la gente con la que hacerlo, es el momento de plantearte la confección del presupuesto. Por un lado, debes anotar todos los gastos para llevar a buen término la celebración del evento que estás preparando. A la vez deberás anotar los ingresos, quién y qué paga ya seas tu mismo, la familia en conjunto, la empresa, la fundación, la asociación o un grupo de comercios, por ejemplo.

Cómo organizar un evento

El lugar

Dependiendo de qué tipo de evento organices, así será la elección del lugar donde se celebrará. Si es una boda, puede ser en un restaurante o en una finca campestre; si es la presentación de una organización o de un producto comercial, tal vez quieras buscar un salón en un hotel, o hacerlo en una sala que tenga la propia empresa. Si tienes que reservar el sitio, es importante solicitarlo con la debida antelación, tal vez varios meses antes, para que no haya sorpresas.

Pero debes pensar en quienes vayan a asistir. ¿Cómo se resuelve el problema del transporte hasta el punto del evento? ¿Se puede ir en transporte público, además del privado? ¿Está resuelto el lugar del aparcamiento para los automóviles? Son preguntas que debes responder con un sí, y si no es así, valorar una alternativa para la sede del acontecimiento. Si no es cómodo para los asistentes acudir al punto de la reunión, te puedes encontrar con muchas ausencias y vacíos en la asistencia.

El día y la hora

Además del lugar, tienes que poner sobre la mesa el día y la hora en que se va a celebrar el evento. Aquí hay que aunar la mejor oportunidad para una mayoría de participantes con los deseos de quien lo convoca, seas tú u otras personas. Una pareja de novios, evidentemente, elige una fecha, pero es muy habitual que consulte la fecha y la hora con sus familiares más inmediatos y con los amigos y amigas más cercanos que quieren que vayan, y por eso en muchas ocasiones se eligen días de fin de semana. Si es algo dirigido a un público más general, los horarios más normalizados son los de tarde, tal vez más pronto en invierno y más tardíos en verano, y se eligen más los días de entre semana, aunque hay eventos, como pueden ser los deportivos, que se celebrarán en fina de semana y por la mañana.

La publicidad

Cuando tengas todos los detalles hilvanados, es el momento de darle publicidad al evento y hacer llegar la convocatoria a todo el mundo que pueda estar interesado, por diversos medios, tal vez enviando correos electrónicos, tarjetones de invitación, carteles en la calle, anuncios en tablones en paredes, incluso por publicidad en la radios y prensa locales.

La celebración

Cuando el evento tenga lugar, prepara la colocación de todos y cada uno de los miembros de tu equipo en los puestos previstos que deban atender. Procura que los aparatos, en su caso, como pueden ser un proyector o un equipo de música, estén preparados, o que los responsables de recibir a los asistentes estén en sus sitios, o los responsables de la limpieza estén listos para iniciar su trabajo tras la celebración del evento.

Cómo organizar un evento

¿Te ha gustado?